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開會技巧－每次都要吵架，才叫做開會(誤＞﹏＜)
每個不同的人開會都會有不一樣的風格，當我拿起以前學長姊留下的開會技巧檔案看時，我能理解他裡面所撰寫的原因，但也有一些是不認同的，因此我在這裡寫下的開會技巧，也如同我對於學長姐所撰寫的態度一樣，這些方法對我來說是適用的，但對你來說可能不適用，就給你參考啦。
會議通知
通常這是總召或會議主席會做的通知，但也很多人都不會做通知，通知的目的是讓參與者知道那段時間要空下來，也因此通知都一定要早一點發出，特別是大型的會議，往往在幾個月前就會先定下時間，避免到時候一堆人跟你說不行來。
通知除了寫上開始時間外，我一定會再加上結束時間，目的是為了讓大家有一個默契知道會議該在什麼時間點結束，相信你一定有參加過那種只寫開始時間，但沒有結束時間，一開開了四五個小時，絕對的沒效率，甚至到後面大家也都沒心力做出好的決策了，因此寫下結束時間，當快到結束時間時，主席便要督促大家加速發言以及議會流程。
另外一個重點是會議流程與附件，再通知中加入要共識或決議的事項是相當重要的，開會的人事先知道要做哪些功課，例如討論下屆幹部的人選，那參與開會的人，便會在開會前開始觀察名單上的人，在會議中大家也才不會像是一張白紙來開會，另外若是有附件，像是要討論活動企劃書，那我通常會在開會前，便先把企畫書提前發給大家回去詳讀，在會議中才能最有效率地進行討論。
有效與好的會議通知，能加速開會的時間與效率，也能減少大家在會議前的資訊落差，更容易有共識，通知不需要非常正式，像是一張公文，但是一定要確定大家都有事先收到，像我曾經傳LINE給大家會議通知，但到了現場…有認真點開LINE閱讀的只有幾隻貓…，因此要與夥伴默契，看到會議通知後，要做一些相關的事先準備。
會議主席
當我是會議主席時，我會決定這個會議應該要有的氣氛，我習慣會議可以輕鬆，但不可以隨便，討論事情要有建設性的發言，而不是閒話家常或是聊八卦，因此主席要適當地提醒發言人，把發言的走向拉回討論的事情，像是從活動備餐的決定，討論到等一下要吃甚麼，這明顯就是偏題了，因此主席要站在上帝視角，適時地將討論拉回主題，並適當的時間進行收斂。
在適當的時間進行收斂，是會議會不會超過時間的重要因素，你不可能等大家把想要講的話全部講完，才結束會議，不然有幾個三姑六婆在裡面，你的會議可能會需要好幾天…，到最後大家都會累，我會在收集大家的意見到一定的程度後，便把剛剛大家的想法做總結，並且做成幾個選項，讓大家去做投票決定，這樣才不會拖到時間。
看時間非常重要，就像在上課一樣，通常上到兩三個小時後，就會昏昏欲睡，開會也是如此，因此當接近設定會議結束的時間點時，便需要提醒大家時間快到了，要加速發言與決定，才有可能有會議結束的時候，我曾經開過從A的事情講到B在講到C，完全不收斂…當下我真的很想直接走人…，也導致我後來只要是那組織的會議，能不參加，我就會不參加，所以看時間真的很重要，主席要會打斷和收斂大家的發言，這便是主席的工作。
會議記錄和與會者記錄
若是小型會議，若我是主席，我會習慣自己兼會議紀錄，因為小型會議主席的負荷量不大，但若是偏中型或大型會議，又或是會議規模偏大，通常還是會指定一個人做會議紀錄，會議紀錄的目的不是做逐字稿或流水帳，而是記錄下大家的關鍵發言，或是會議中最後決定的事項，倘若一個會議結束後，沒有任何紀錄，我可以篤定這個會議等於沒有開過，因為在一周或一個月後，不可能還有人記得會議決定的所有事情，因此紀錄相當重要。
有幾個技巧可以提供給紀錄：
- 若是你打字筆寫字快，其實可以在會議現場直接用電腦打，不一定執著要用手寫，畢竟手寫通常還會要轉成電子檔傳給大家。
- 可以依照會議通知內寫的會議流程，記錄下大家最後的「決定」
- 若有問題是留到下次會議再做決定，也要寫下。
- 若這場會議主旨是在發想活動，可以搭配心智圖，去寫下每個點子的脈絡，比較容易記下每個點子發想出來的細節。
- 真的來不及紀錄的，可以拿錄音筆或手機錄音，但在會議之前，就要確保他能正常收音，避免回去打開音檔，聽到一堆雜音或是距離太遠沒收到音…你會崩潰😨
- 雖然聽起來很像廢話，但當你寫完的紀錄，一定要傳給其他與會者看，不然就真的是只有你自己知道會議做了什麼，其他人都不知道…
- 若有講到跟「日期與時間」有關的事情，通常都會要具體地寫下，例如：下次開會時間是下周三上午9:00。
即使有會議記錄，也不要妄想著都靠紀錄寫下來的文字，（都是人，你怎麼可能能確保他會幫你記下每件事情），因此主席一定要要求與會者，參與會議時都要帶紀錄工具，寫下跟自己有關的決議事情，特別是有截止期限的代辦任務，當與會者自己有寫下時，也才會比較清楚知道自己被交付了哪些任務。
開會完了，不代表就沒事了，而是要開始定下期程表，要完成會議交辦下來的任務，主席或總召，也要在會議結束後，不時地確認任務是否有在進行，是否遇到困難？要盡到監督的環節，這樣這個會議才會有作用！
