1.6K

序章

發表這篇文章的當下，其實已經距離我當社團幹部已經隔了三年了，但身旁當時有人希望我能整理一下以前社團幹部的傳承日誌，在整理的過程中，就想說結合自己自身的幹部經驗，以及後來在實習上的經驗，產出你現在看到的這篇文章，但我也絕對不會說自己現在寫的這篇就一定是甚麼「幹部攻略集」之類的，一方面想要記錄自己當年的辛酸與成長，一方面也是提供給有需要的你，但這些文字都是基於我自己的個性、經驗、身處的狀況，才有這些應對策略，在社團與活動的任務管理上，都會需要依照不同狀況時，使用不同的應對策略，或許你會完全無法認同我所說的事情，其實我也覺得或許你會說的比我更有道哩，畢竟時間一直在改變，所有經營社團的策略，也必定會持續改變。

希望能這篇文章能讓你，有一些啟發或不同的收穫，如果你覺得這篇文章不錯，也歡迎你轉發給身邊有需要的人，也歡迎你在下面留言與我討論~

PS：這一篇草稿大概壓在我電腦裡面有一年了吧…，原本想說不同的章節，就分篇發表，但就一直沒空，乾脆一次全發吧～

活動總召/執秘－舉辦活動的吵架秘訣(?)

相信當你被社長要求接下活動總召時，不論是新手或老手都會有的一句話：「唉，又是一個件麻煩事！」，特別是當沒有人帶你時，你一定會手足無措，該如何是好呢？

設計活動與籌備流程規劃

• 了解此活動的意義，活動目標對象是新生、聯誼、樂趣、凝聚向心力、送畢業生…。
• 參考以前的活動資料、社團檔本、問google大神，問上次或上上次的總召，甚至去找社團通訊錄，可以問當年辦活動很成功的學長姐。
  透過與前輩的詢問，了解他們當年如何看待這個活動的目標、規劃，以及達到最終的成效，這過程中有哪些要注意的點或know-how。
• 前輩沒有義務主動教你，要勇於發問和學習，絕對可以讓還是小白的我們在辦活動上，少走很多彎路。
• 當做完前兩點後，開始思考活動的方式，想像自己從活動籌備一路到檢討會，有哪些事情要籌備？需要哪些人？需要幾次會議？會議討論什麼事？

在這個階段我會再加入一個考量點，有多少人力(不是單指幹部，而是包含社員的學弟妹、實習幹部之類的人，若有要廣招其他學生當活動工人，也要算在內)，還有一個重點是，你想的那個人，他有多少心力可以與你一起辦活動，他是不是快被1/2了？還是有女朋友要陪？（單身狗的我在哭泣😂）。

我會信奉一個準則，有多少人做多少事，有多少人決定辦多大的活動，即便以前的傳統都辦很大，不代表到你手上還是要辦那麼大（以前有三十幾人一起辦，現在只有三四隻貓，活動還辦那麼大…，底下的活動幹部會殺了你，與你絕交）。

• 在腦海中想完後，擬定企劃書草稿，拿給上次總召、上上次總召、社長或核心的活動幹部們討論，討論有幾個重點。
  • 你所想的活動，是否有那麼多人可以辦？沒有，要如何縮小？
  • 溝通、溝通再溝通，先把核心的活動幹部的想法都統整、接納，並考慮要不要加入，要與不要的理由，都要好好的讓對方知道，這才是溝通，不然到後面大家一定都會吵架。
• 收集大家的想法後，撰寫企畫書、預算表、活動申請單或場地申請文件等，經過社長或幹部確認後，在請他們送給學校（註：每間學校與每一屆社團自治辦法都不一樣，要在與社長確認一下）。
• 一定要知道有多長的籌備時間，前中後期要把籌備重點放在什麼地方，活動有哪些要準備的事情，發包給誰？誰是該組負責聯絡的窗口？

• 開會時間在撰寫企畫書時就要放入，在第一次開會時，就可以告訴大家大約在哪些日期要開，要求大家把這些時間空下，避免後面一大堆理由推託，但也要說明每次會議的主題、重點，可能會討論的事項。最少要每次會議結束後，討論出下一次會議的時間，也可以善用網路資源，開線上會議，以減少大家交通時間的成本，更容易讓大家都可以到齊開會。

活動組織分工

通常一個活動中，不會只有總召在做事（若變成這樣，請觀察自己是不是哪裡需要調整），我自己的經驗來看，大部分的活動中都會有以下這些功能組，但也有可能會因活動類型不一樣，而有所調整，因此這不是聖經或準則，只是給你作參考用。

• 總召/執秘(場控)：統籌所有事物的人，通常也是場控（不是單幹王啊😭），在活動中就是大腦與心臟，指揮整個組織做事。
• 美宣、宣傳：傳統海報的設計、宣傳文案的設計。
• 網路社群經營人（小編）：FB、IG、官網負責PO文，經營社群，建立與社員、新生的線上互動與連結。
• 課務組：負責當主持人、設計活動
• 現場機動組：負責在活動現場中，看到哪裡缺人，就去那裡幫忙（通常是有經驗的卸任幹部做）
• 餐點準備的生活組：負責處理伙食。
• 資訊設備組：負責處理現場所有電器音控相關的東西，像是大金剛、混音台、燈光、電腦。
• 紀錄：負責拍照、文字紀錄，活動後產出回顧照片、影片帶，透過回顧照片與影片在做一次社群行銷與拉攏成員向心力。

既然有這麼多籌備組別，就不可能會一個人單幹，又不是超人…。

活動預算表

• 根據不同的單位、學校會有不一樣的預算表格，或是不需要預算表。
• 可以參考之前的預算表做修改。
• 收支一定要平衡。
• 活動預算的掌控，也是執祕要特別注意的地方，你不可能是富豪刑事裡面的主角，擁有無限預算😁
• 預算要確實依照活動所需列出支出項目，支出項目要清楚明白，包含項目名稱、單價、數量等。
• 預算的收入方面一般來源有學校、學生會或系上，甚至找校外的廠商贊助。
• 通常在每個學期末，社長會編列下個學期的所有活動預算，所以每個活動的補助，像是是否有學生會、學校或是系上補助金的問題，請務必向社長詢問與溝通。
• 預算表，顧名思義是在做預期的活動經費計算，所以不用太緊張：一定要完全照活動的需要而寫、或者寫了就一定要照這樣辦活動。
• 但能因隨便撰寫想說交差了事應付上級就好。一個活動的預算表如果沒有寫好，可能會造成之後活動經費不足，小則導致活動失敗，大則你或大家要背負債務，甚至用社團的名義背負債務。我曾經遇到過類似的事情，特別是大型活動，像是校園演唱會、兩三天營隊這種，金額都較大，要好好注意收支平衡。
• 只要向任何一個單位請錢，有需要的統編、抬頭那些一定要正確，不然會沒辦法報帳請錢。

企劃書

通常一個活動的企劃書，最主要的功能是給予活動籌備團隊，能對活動有一個全盤的認知，除了活動的流程外，也能理解這個活動的目標、核心理念等，另外若有需要申請經費、募資等，也通常會透過活動企劃書拿去學校做申請，我列出以下我認為在撰寫活動企劃書上，可以注意的點：

• 可以參考之前的企劃書做修改，或是google也會有類似的教學。
• 我會想像自己已經走完全程，預想自己會走過哪些流程，在規劃整個活動流程與籌備細項。
• 如在室外的場地，別忘了雨天備案。
• 如需借場地、器材或是學校資源的部份，務必在企劃書寫入借了哪些東西與場地，借的窗口與負責人。
• 一般企畫書會有的大鋼：活動日期、活動地點、活動主旨、主辦單位、承辦單位、指導單位、活動執祕、活動對象、活動內容、活動流程、各組工作執掌、懇請支援事項、雨天備案。如為競賽活動，另應增加：報名方式、時間、費用、獎金獎品、比賽規則、評分標準及報名表等。另依不同的活動性質，可自行增減大綱項目。

協辦活動、合系活動

• 只要你不是這些活動的總召，一切都非常的簡單！
• 在協辦籌備會議結束後，整理會議資料並思考我們社團負責的工作要如何分配，然後決定社團內籌備的時間。
• 基本上接協辦活動的執秘，除了不用寫企劃書、預算表，但必須開完協辦會議後，還要招開社團內的籌備會外，大部分工作跟社團活動的執祕是一樣的。

籌備監督

• 這是總召最主要的工作，因為整個活動的籌備進度，是你要負責監督，每道關卡的deadline，若有delay要怎麼去調度人力與指揮，如同一個專案的專案經理一樣的角色。
• 監督不是走過去問說：嘿～你用的如何？（是我一定回說：絕對完美！看我最後一天跑了你要怎麼辦…）
• 要實際去確認交代下去的工作，在每個環節的執行項目是否有遇到狀況遇到的狀況？不斷的溝通，確認分工的項目能如期完成。
• 一定要找同級或社員幫忙，依照那個人的能力專長，請他幫你分工活動的任務，例如找電腦厲害的做音控；組織能力強的，幫忙做你的軍師；美宣強的，幫你確認海報宣傳的東西。
• 大型的活動，如三天兩夜的營隊類型的，通常組織號召的工作人員會很多，也會需要分成各部門的人員一同完成，總召的職位，也要擔任各部門之間溝通的橋樑，若某部門缺乏資源，確認缺乏的項目與原因，找到適合的資源，給予他們能夠更順利的完成任務。
• 不同的任務，例如海報、傳單、報名表等，一定會有不一樣的截止期限，在會議時一定要溝通好，並設立一個大家都能接受的期限，在期限到達前是否完成，便是總召的責任。

活動當下

「活動環節delay了，但…總召去哪了！現在要怎麼辦啊！」這是很多活動現場時，底下活動幹部常常會有的心聲，有的時候會發現總召如同機動組，在活動現場顧前顧後，卻忘記最根本的任務「指揮與調度」，不是說機動有錯，適度的機動，能讓整個活動更順利，但過度機動，就會如同前面第一句話，你下面的夥伴會找不到你，更大型的活動裡，其實組跟組織間的溝通橋樑就會斷開，整個活動就會超級混亂，因此總召在活動進行中的時候，到底應該要怎麼做呢？以下是小弟列出的幾個淺見，歡迎讀者在下面留言一起討論呦！

• 你在活動一定要很清楚活動中的每一個流程，每一階段該準備東西，像是要到午餐時段，便當是否已送到，去拿便當的人是否有出發之類的。
• 當活動有突發狀況，會緊張是正常的，請接納自己的緊張，並不要慌張，與活動的其他幹部或社長討論應對策略，放心，很少有突發狀況真的會導致活動毀滅…，總會有補救方法。
• 你通常會是活動的場控，非到萬不得已，不要在活動中離開或是做一些可以由其他人代替的工作，不然出事了，夥伴會找不到你。（你是活動的大腦，大腦不見了，底下的人會很嗨）

活動檢討會議

• 每個活動結束後一定要開檢討會議，這個會議除了讓彼此知道那些下次可以變得更好外，也提供給未來的學弟妹辦活動時，有參考的依據。
• 檢討會的目的不是來責怪人（像是王OO都不做事，導致主持稿都生不出來），要聚焦在活動上的問題點，此問題點有建設性的解決方法。
• 檢討會如同正式會議，一定要有紀錄，不然船過水無痕，大家討論完，未來的學弟妹沒有通靈啊，不會知道你們這場活動最後到底哪些好那些不好。
• 除了檢討，一定要感謝與肯定每個夥伴在這個活動中所付出的項目，並指出他們做的很棒的地方。讓在開始討論問題，引導大家朝正向思考，避免最後變成踢皮球大會，鬧到大家不爽。
• 檢討會除了針對籌備環節外，也一定要做意見調查表給參與活動的人，將這些意見調查並統整，去分析這活動那些環節是與會者喜歡，哪些不喜歡，可以讓未來的總召去做參考與調整。

總召的(死亡)籌備日誌

不管在怎麼忙，都一定要記錄下籌備日誌，目的是讓未來的自己可以看，在哪一天自己做了什麼決策，或是是否有那裡可以修改的更好，另外未來要辦活動的總召，也比較容易知道做這個活動，有哪些關卡要注意。

例如：2022年3月30日，我今天花了生命中最重要的七秒半，完成了偉大的企劃書初稿，我興高采烈的帶著最重要的企劃書完整修改版，小跑步去找社大大，可是他卻要我重寫，因為我忘了寫上活動日期而遭到退件，這件事讓我痛不欲生！（隔了三五個月後你還會記得這件事？唬我呀！快給我寫下來，不然這樣下一屆怎麼辦活動呀！）

活動的資料蒐集

• 把意見調查表做統整，善用google sheet這些免費線上表單的功能，能快速匯入到excel做圓餅圖，去分析在每個環節中，哪個環節是受歡迎或不喜歡的，去做相對應的總結與檢討。
• 例如：這次破冰的遊戲大家喜歡程度有95%，下次可以沿用此遊戲，但餐點有50%不滿意，下次不要點這家的餐點。
• 在活動剛結束後，趁大家記憶猶新，要趕快督促夥伴補齊活動的相關資料，不要在快到社評時才在趕資料，一定會發生難產，大家臉色都會很難看😱

其他注意事項

• 每一次會議，主席一定要提早到，絕對不能遲到，不然與會者會覺得主席都遲到，不重視這場會議，那我們為何還要花時間來？
• 每一個環節，都要認真思考、仔細推測，勇於謙虛的發問，保持謙卑的心學習，帶著自信領導大家。
• 若活動有工作人員的服裝需求，要在籌備會上提出，並且在工作人員的行前通知中再次提醒。

感性的廢話時間，反正就是那種過來人內心都會有的一堆OS

我相信當社長或幹部找上你，詢問你是否可以當活動總召時，也意味著你具備著一些特質願意讓社長去信任你，這些特質可能是有新作活動、有領導力、辦事有效率等，但也有可能是單純沒有人能接😢，但當時接下活動總召的你，內心會有許多觸動吧！

當年的我，永遠不會忘記，在大一下，當大家還是開心玩社團的時候，我便擔任一個活動的總召，我非常興奮與高期待的主辦活動，有許多東西對我來說都是第一次。

斜槓與單幹王，不曉得你有沒有聽過這個名詞，雖然聽起來很像自誇，但我在擔任幹部與總召時，便是很強的單幹王，當年我是副社長，底下只有一個幹部，因此有許多事情都必須自己來，如同接下一個營運狀況很糟的公司，這情況迫使我一個電機科的，學會了如何設計有質感的海報、用威力導演去剪輯影片、設計一個網站，甚至是會計的作帳，我也接觸了不少，因為學長姐都畢業了，我必須學會他們曾經負責的部分，我成為一個很強的斜槓，但在怎麼斜槓，我也才一個人，一天也只有24小時，不可能抵得過一群人，我常常忙得暈頭轉向，甚至是限縮了我對於資源和未來的視野。

當時的我，把自己當成英雄一班，一定要撐起一個社團，所以當我有負面情緒時，我都壓抑下去，我在許多判斷中都做出不適合的決定，因為沒有情緒出口，也常讓身邊的人感受到我的壓抑與負面，漸漸的我辦的活動，自然而然難以留下人。

現在回過頭來看，我一定會對當時的自己說辛苦了，謝謝你撐這麼久，但我也一定還會說：「要試著把自己在單幹的事情發包出去，試著信任自己的夥伴，若對方沒有如預期中的完成，應對措施絕對不是拉回來自己做，而是去觀察對方的問題在哪？是不是給到不適合他的任務，不斷的嘗試調整與溝通，沒有人天生就會領導。」

從另外一個層面來看，若真的是很強的單幹王，真的100%都由總召負責做完，完成一個完美的活動，真的一切都沒問題了嗎？

試想未來，若維持著單幹的特質到你即將卸任或畢業時，你一定是個能力超群的人，但是你身邊的學弟妹、同儕，有學習到如何辦活動，如何經營社團嗎？答案是沒有，甚至於那些know-how都保有在你身上而已，因為學弟妹們沒有機會在辦活動的過程中犯錯、吵架和找到解決的方法，最後這個社團在你畢業後那些know-how隨著你畢業也跟著離開，那社團經營與辦活動的方式就產生嚴重斷層，若沒有有心的人把這些空白填回來，活動只會越來越無聊，幹部的向心力會越來越低，最後這個社團便結束了。

單幹王的最終，如同蝴蝶效應一般，連續的傳承中斷，導致一個社團的終結。

因此擔任總召，雖然只是一次的活動，但也要把自己當成領導，你負責共識出大家對活動的大方向，但籌備活動的細節要發包出去，「把適合的人放到適合的位子上」我相信這句話你一定聽過，除了信任夥伴，將任務發包出去外，讓夥伴有犯錯與成長空間，才能幫助夥伴與你在一次又一次的錯誤中一起成長。

一個人可以走得很快，但一群人剛開始走得很慢，但到後面可以走得又快又遠！

請記得你是總召，但你絕對不是一個人，你身後有很多可以與你共患難的夥伴，你是領導，但也是一個會犯錯的人，隨時與你的夥伴一同討論，接納大家不同的想法，你負責接納大家並做出最終決定，一個活動的成敗，絕對是當你們自己都很喜歡這個活動時，才有機會吸引更多的人一同共襄盛舉。

換為思考，若你是底下幹部，什麼樣的領導人，會是令你願意赴湯蹈火、在所不辭的人？是什麼樣的特質會讓你這麼做？這樣的特質，便是身為總召的你該去擁有的。（我的話…吸引我的異性，便可以赴湯蹈火，在所不辭😂）或許有以下幾個特質可以讓你參考：摘自『僕人-修道院的領導啟示錄』

• 誠信
• 以身作則
• 體貼
• 說到做到
• 善於傾聽
• 有責任感
• 尊重別人
• 不吝具體的鼓勵
• 樂觀、熱忱
• 感恩

最後，莫忘初衷，每當你身處迷茫之時，回首當初答應幹部與總召的原因，繼續走下去吧！但若偏離你當初進來的初衷…是否有其他條道路可以選擇呢？