活動總召/執秘-設計活動與籌備流程規劃

by 龍冥
開會

我列出了幾個在設計活動與籌備流程規劃的幾個要注意的事情,若是你的上一屆沒有好好的傳承給你這些資訊…,就會要從0摸索(唉…),希望能幫助到你,給你一點想法參考🤨

  • 了解此活動的意義,活動目標對象是新生、聯誼、樂趣、凝聚向心力、送畢業生…。
  • 參考以前的活動資料、社團檔本、問google大神,問上次或上上次的總召,甚至去找社團通訊錄,可以問當年辦活動很成功的學長姐。
    透過與前輩的詢問,了解他們當年如何看待這個活動的目標、規劃,以及達到最終的成效,這過程中有哪些要注意的點或know-how
  • 前輩沒有義務主動教你,要勇於發問和學習,絕對可以讓還是小白的我們在辦活動上,少走很多彎路。
  • 當做完前兩點後,開始思考活動的方式,想像自己從活動籌備一路到檢討會,有哪些事情要籌備?需要哪些人?需要幾次會議?會議討論什麼事?
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在這個階段我會再加入一個考量點,有多少人力(不是單指幹部,而是包含社員的學弟妹、實習幹部之類的人,若有要廣招其他學生當活動工人,也要算在內),還有一個重點是,你想的那個人,他有多少心力可以與你一起辦活動,他是不是快被1/2了?還是有女朋友要陪?(單身狗的我在哭泣😂)。

我會信奉一個準則,「有多少人做多少事,有多少人決定辦多大的活動」,即便以前的傳統都辦很大,不代表到你手上還是要辦那麼大(以前有三十幾人一起辦,現在只有三四隻貓,活動還辦那麼大…,底下的活動幹部會殺了你,與你絕交)。

  • 在腦海中想完後,擬定企劃書草稿,拿給上次總召、上上次總召、社長或核心的活動幹部們討論,討論有幾個重點。
    • 你所想的活動,是否有那麼多人可以辦?沒有,要如何縮小?
    • 溝通、溝通再溝通,先把核心的活動幹部的想法都統整、接納,並考慮要不要加入,要與不要的理由,都要好好的讓對方知道,這才是溝通,不然到後面大家一定都會吵架。
  • 收集大家的想法後,撰寫企畫書、預算表、活動申請單或場地申請文件等,經過社長或幹部確認後,在請他們送給學校(註:每間學校與每一屆社團自治辦法都不一樣,要在與社長確認一下)。
  • 一定要知道有多長的籌備時間,前中後期要把籌備重點放在什麼地方,活動有哪些要準備的事情,發包給誰?誰是該組負責聯絡的窗口?
  • 開會時間在撰寫企畫書時就要放入,在第一次開會時,就可以告訴大家大約在哪些日期要開,要求大家把這些時間空下,避免後面一大堆理由推託,但也要說明每次會議的主題、重點,可能會討論的事項。最少要每次會議結束後,討論出下一次會議的時間,也可以善用網路資源,開線上會議,以減少大家交通時間的成本,更容易讓大家都可以到齊開會。

歡迎你在下面留言與我討論,或是你有什麼經營社團好的想法,也可以丟出來與我分享喔,若你覺得很有共鳴,請丟給你覺得有需要的朋友,讓他也讀讀這篇文章🤣

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