我接了OO社的社長or活動執秘or幹部,但…下一步要怎麼做啦(っ °Д °;)っ-[擔任社團幹部的經驗分享]

by 龍冥

序章

發表這篇文章的當下,其實已經距離我當社團幹部已經隔了三年了,但身旁當時有人希望我能整理一下以前社團幹部的傳承日誌,在整理的過程中,就想說結合自己自身的幹部經驗,以及後來在實習上的經驗,產出你現在看到的這篇文章,但我也絕對不會說自己現在寫的這篇就一定是甚麼「幹部攻略集」之類的,一方面想要記錄自己當年的辛酸與成長,一方面也是提供給有需要的你,但這些文字都是基於我自己的個性、經驗、身處的狀況,才有這些應對策略,在社團與活動的任務管理上,都會需要依照不同狀況時,使用不同的應對策略,或許你會完全無法認同我所說的事情,其實我也覺得或許你會說的比我更有道哩,畢竟時間一直在改變,所有經營社團的策略,也必定會持續改變。

希望能這篇文章能讓你,有一些啟發或不同的收穫,如果你覺得這篇文章不錯,也歡迎你轉發給身邊有需要的人,也歡迎你在下面留言與我討論~

PS:這一篇草稿大概壓在我電腦裡面有一年了吧…,原本想說不同的章節,就分篇發表,但就一直沒空,乾脆一次全發吧~

活動總召/執秘-舉辦活動的吵架秘訣(?)

相信當你被社長要求接下活動總召時,不論是新手或老手都會有的一句話:「唉,又是一個件麻煩事!」,特別是當沒有人帶你時,你一定會手足無措,該如何是好呢?

設計活動與籌備流程規劃

  • 了解此活動的意義,活動目標對象是新生、聯誼、樂趣、凝聚向心力、送畢業生…。
  • 參考以前的活動資料、社團檔本、問google大神,問上次或上上次的總召,甚至去找社團通訊錄,可以問當年辦活動很成功的學長姐。
    透過與前輩的詢問,了解他們當年如何看待這個活動的目標、規劃,以及達到最終的成效,這過程中有哪些要注意的點或know-how。
  • 前輩沒有義務主動教你,要勇於發問和學習,絕對可以讓還是小白的我們在辦活動上,少走很多彎路。
  • 當做完前兩點後,開始思考活動的方式,想像自己從活動籌備一路到檢討會,有哪些事情要籌備?需要哪些人?需要幾次會議?會議討論什麼事?

在這個階段我會再加入一個考量點,有多少人力(不是單指幹部,而是包含社員的學弟妹、實習幹部之類的人,若有要廣招其他學生當活動工人,也要算在內),還有一個重點是,你想的那個人,他有多少心力可以與你一起辦活動,他是不是快被1/2了?還是有女朋友要陪?(單身狗的我在哭泣😂)。

我會信奉一個準則,有多少人做多少事,有多少人決定辦多大的活動,即便以前的傳統都辦很大,不代表到你手上還是要辦那麼大(以前有三十幾人一起辦,現在只有三四隻貓,活動還辦那麼大…,底下的活動幹部會殺了你,與你絕交)。

  • 在腦海中想完後,擬定企劃書草稿,拿給上次總召、上上次總召、社長或核心的活動幹部們討論,討論有幾個重點。
    • 你所想的活動,是否有那麼多人可以辦?沒有,要如何縮小?
    • 溝通、溝通再溝通,先把核心的活動幹部的想法都統整、接納,並考慮要不要加入,要與不要的理由,都要好好的讓對方知道,這才是溝通,不然到後面大家一定都會吵架。
  • 收集大家的想法後,撰寫企畫書、預算表、活動申請單或場地申請文件等,經過社長或幹部確認後,在請他們送給學校(註:每間學校與每一屆社團自治辦法都不一樣,要在與社長確認一下)。
  • 一定要知道有多長的籌備時間,前中後期要把籌備重點放在什麼地方,活動有哪些要準備的事情,發包給誰?誰是該組負責聯絡的窗口?
  • 開會時間在撰寫企畫書時就要放入,在第一次開會時,就可以告訴大家大約在哪些日期要開,要求大家把這些時間空下,避免後面一大堆理由推託,但也要說明每次會議的主題、重點,可能會討論的事項。最少要每次會議結束後,討論出下一次會議的時間,也可以善用網路資源,開線上會議,以減少大家交通時間的成本,更容易讓大家都可以到齊開會。

活動組織分工

通常一個活動中,不會只有總召在做事(若變成這樣,請觀察自己是不是哪裡需要調整),我自己的經驗來看,大部分的活動中都會有以下這些功能組,但也有可能會因活動類型不一樣,而有所調整,因此這不是聖經或準則,只是給你作參考用。

  • 總召/執秘(場控):統籌所有事物的人,通常也是場控(不是單幹王啊😭),在活動中就是大腦與心臟,指揮整個組織做事。
  • 美宣、宣傳:傳統海報的設計、宣傳文案的設計。
  • 網路社群經營人(小編):FB、IG、官網負責PO文,經營社群,建立與社員、新生的線上互動與連結。
  • 課務組:負責當主持人、設計活動
  • 現場機動組:負責在活動現場中,看到哪裡缺人,就去那裡幫忙(通常是有經驗的卸任幹部做)
  • 餐點準備的生活組:負責處理伙食。
  • 資訊設備組:負責處理現場所有電器音控相關的東西,像是大金剛、混音台、燈光、電腦。
  • 紀錄:負責拍照、文字紀錄,活動後產出回顧照片、影片帶,透過回顧照片與影片在做一次社群行銷與拉攏成員向心力。

既然有這麼多籌備組別,就不可能會一個人單幹,又不是超人…。

活動預算表

  • 根據不同的單位、學校會有不一樣的預算表格,或是不需要預算表。
  • 可以參考之前的預算表做修改。
  • 收支一定要平衡
  • 活動預算的掌控,也是執祕要特別注意的地方,你不可能是富豪刑事裡面的主角,擁有無限預算😁
  • 預算要確實依照活動所需列出支出項目,支出項目要清楚明白,包含項目名稱、單價、數量等。
  • 預算的收入方面一般來源有學校、學生會或系上,甚至找校外的廠商贊助。
  • 通常在每個學期末,社長會編列下個學期的所有活動預算,所以每個活動的補助,像是是否有學生會、學校或是系上補助金的問題,請務必向社長詢問與溝通。
  • 預算表,顧名思義是在做預期的活動經費計算,所以不用太緊張:一定要完全照活動的需要而寫、或者寫了就一定要照這樣辦活動。
  • 但能因隨便撰寫想說交差了事應付上級就好。一個活動的預算表如果沒有寫好,可能會造成之後活動經費不足,小則導致活動失敗,大則你或大家要背負債務,甚至用社團的名義背負債務。我曾經遇到過類似的事情,特別是大型活動,像是校園演唱會、兩三天營隊這種,金額都較大,要好好注意收支平衡。
  • 只要向任何一個單位請錢,有需要的統編、抬頭那些一定要正確,不然會沒辦法報帳請錢。

企劃書

通常一個活動的企劃書,最主要的功能是給予活動籌備團隊,能對活動有一個全盤的認知,除了活動的流程外,也能理解這個活動的目標、核心理念等,另外若有需要申請經費、募資等,也通常會透過活動企劃書拿去學校做申請,我列出以下我認為在撰寫活動企劃書上,可以注意的點:

  • 可以參考之前的企劃書做修改,或是google也會有類似的教學。
  • 我會想像自己已經走完全程,預想自己會走過哪些流程,在規劃整個活動流程與籌備細項。
  • 如在室外的場地,別忘了雨天備案。
  • 如需借場地、器材或是學校資源的部份,務必在企劃書寫入借了哪些東西與場地,借的窗口與負責人。
  • 一般企畫書會有的大鋼:活動日期、活動地點、活動主旨、主辦單位、承辦單位、指導單位、活動執祕、活動對象、活動內容、活動流程、各組工作執掌、懇請支援事項、雨天備案。如為競賽活動,另應增加:報名方式、時間、費用、獎金獎品、比賽規則、評分標準及報名表等。另依不同的活動性質,可自行增減大綱項目。

協辦活動、合系活動

  • 只要你不是這些活動的總召,一切都非常的簡單!
  • 在協辦籌備會議結束後,整理會議資料並思考我們社團負責的工作要如何分配,然後決定社團內籌備的時間。
  • 基本上接協辦活動的執秘,除了不用寫企劃書、預算表,但必須開完協辦會議後,還要招開社團內的籌備會外,大部分工作跟社團活動的執祕是一樣的。

籌備監督

  • 這是總召最主要的工作,因為整個活動的籌備進度,是你要負責監督,每道關卡的deadline,若有delay要怎麼去調度人力與指揮,如同一個專案的專案經理一樣的角色。
  • 監督不是走過去問說:嘿~你用的如何?(是我一定回說:絕對完美!看我最後一天跑了你要怎麼辦…)
  • 要實際去確認交代下去的工作,在每個環節的執行項目是否有遇到狀況遇到的狀況?不斷的溝通,確認分工的項目能如期完成。
  • 一定要找同級或社員幫忙,依照那個人的能力專長,請他幫你分工活動的任務,例如找電腦厲害的做音控;組織能力強的,幫忙做你的軍師;美宣強的,幫你確認海報宣傳的東西。
  • 大型的活動,如三天兩夜的營隊類型的,通常組織號召的工作人員會很多,也會需要分成各部門的人員一同完成,總召的職位,也要擔任各部門之間溝通的橋樑,若某部門缺乏資源,確認缺乏的項目與原因,找到適合的資源,給予他們能夠更順利的完成任務。
  • 不同的任務,例如海報、傳單、報名表等,一定會有不一樣的截止期限,在會議時一定要溝通好,並設立一個大家都能接受的期限,在期限到達前是否完成,便是總召的責任。

活動當下

「活動環節delay了,但…總召去哪了!現在要怎麼辦啊!」這是很多活動現場時,底下活動幹部常常會有的心聲,有的時候會發現總召如同機動組,在活動現場顧前顧後,卻忘記最根本的任務「指揮與調度」,不是說機動有錯,適度的機動,能讓整個活動更順利,但過度機動,就會如同前面第一句話,你下面的夥伴會找不到你,更大型的活動裡,其實組跟組織間的溝通橋樑就會斷開,整個活動就會超級混亂,因此總召在活動進行中的時候,到底應該要怎麼做呢?以下是小弟列出的幾個淺見,歡迎讀者在下面留言一起討論呦!

  • 你在活動一定要很清楚活動中的每一個流程,每一階段該準備東西,像是要到午餐時段,便當是否已送到,去拿便當的人是否有出發之類的。
  • 當活動有突發狀況,會緊張是正常的,請接納自己的緊張,並不要慌張,與活動的其他幹部或社長討論應對策略,放心,很少有突發狀況真的會導致活動毀滅…,總會有補救方法。
  • 你通常會是活動的場控,非到萬不得已,不要在活動中離開或是做一些可以由其他人代替的工作,不然出事了,夥伴會找不到你。(你是活動的大腦,大腦不見了,底下的人會很嗨)

活動檢討會議

  • 每個活動結束後一定要開檢討會議,這個會議除了讓彼此知道那些下次可以變得更好外,也提供給未來的學弟妹辦活動時,有參考的依據。
  • 檢討會的目的不是來責怪人(像是王OO都不做事,導致主持稿都生不出來),要聚焦在活動上的問題點,此問題點有建設性的解決方法。
  • 檢討會如同正式會議,一定要有紀錄,不然船過水無痕,大家討論完,未來的學弟妹沒有通靈啊,不會知道你們這場活動最後到底哪些好那些不好。
  • 除了檢討,一定要感謝與肯定每個夥伴在這個活動中所付出的項目,並指出他們做的很棒的地方。讓在開始討論問題,引導大家朝正向思考,避免最後變成踢皮球大會,鬧到大家不爽。
  • 檢討會除了針對籌備環節外,也一定要做意見調查表給參與活動的人,將這些意見調查並統整,去分析這活動那些環節是與會者喜歡,哪些不喜歡,可以讓未來的總召去做參考與調整。

總召的(死亡)籌備日誌

不管在怎麼忙,都一定要記錄下籌備日誌,目的是讓未來的自己可以看,在哪一天自己做了什麼決策,或是是否有那裡可以修改的更好,另外未來要辦活動的總召,也比較容易知道做這個活動,有哪些關卡要注意。

例如:2022年3月30日,我今天花了生命中最重要的七秒半,完成了偉大的企劃書初稿,我興高采烈的帶著最重要的企劃書完整修改版,小跑步去找社大大,可是他卻要我重寫,因為我忘了寫上活動日期而遭到退件,這件事讓我痛不欲生!(隔了三五個月後你還會記得這件事?唬我呀!快給我寫下來,不然這樣下一屆怎麼辦活動呀!)

活動的資料蒐集

  • 把意見調查表做統整,善用google sheet這些免費線上表單的功能,能快速匯入到excel做圓餅圖,去分析在每個環節中,哪個環節是受歡迎或不喜歡的,去做相對應的總結與檢討。
  • 例如:這次破冰的遊戲大家喜歡程度有95%,下次可以沿用此遊戲,但餐點有50%不滿意,下次不要點這家的餐點。
  • 在活動剛結束後,趁大家記憶猶新,要趕快督促夥伴補齊活動的相關資料,不要在快到社評時才在趕資料,一定會發生難產,大家臉色都會很難看😱

其他注意事項

  • 每一次會議,主席一定要提早到,絕對不能遲到,不然與會者會覺得主席都遲到,不重視這場會議,那我們為何還要花時間來?
  • 每一個環節,都要認真思考、仔細推測,勇於謙虛的發問,保持謙卑的心學習,帶著自信領導大家。
  • 若活動有工作人員的服裝需求,要在籌備會上提出,並且在工作人員的行前通知中再次提醒。

感性的廢話時間,反正就是那種過來人內心都會有的一堆OS

我相信當社長或幹部找上你,詢問你是否可以當活動總召時,也意味著你具備著一些特質願意讓社長去信任你,這些特質可能是有新作活動、有領導力、辦事有效率等,但也有可能是單純沒有人能接😢,但當時接下活動總召的你,內心會有許多觸動吧!

當年的我,永遠不會忘記,在大一下,當大家還是開心玩社團的時候,我便擔任一個活動的總召,我非常興奮與高期待的主辦活動,有許多東西對我來說都是第一次。

斜槓與單幹王,不曉得你有沒有聽過這個名詞,雖然聽起來很像自誇,但我在擔任幹部與總召時,便是很強的單幹王,當年我是副社長,底下只有一個幹部,因此有許多事情都必須自己來,如同接下一個營運狀況很糟的公司,這情況迫使我一個電機科的,學會了如何設計有質感的海報、用威力導演去剪輯影片、設計一個網站,甚至是會計的作帳,我也接觸了不少,因為學長姐都畢業了,我必須學會他們曾經負責的部分,我成為一個很強的斜槓,但在怎麼斜槓,我也才一個人,一天也只有24小時,不可能抵得過一群人,我常常忙得暈頭轉向,甚至是限縮了我對於資源和未來的視野。

當時的我,把自己當成英雄一班,一定要撐起一個社團,所以當我有負面情緒時,我都壓抑下去,我在許多判斷中都做出不適合的決定,因為沒有情緒出口,也常讓身邊的人感受到我的壓抑與負面,漸漸的我辦的活動,自然而然難以留下人。

現在回過頭來看,我一定會對當時的自己說辛苦了,謝謝你撐這麼久,但我也一定還會說:「要試著把自己在單幹的事情發包出去,試著信任自己的夥伴,若對方沒有如預期中的完成,應對措施絕對不是拉回來自己做,而是去觀察對方的問題在哪?是不是給到不適合他的任務,不斷的嘗試調整與溝通,沒有人天生就會領導。」

從另外一個層面來看,若真的是很強的單幹王,真的100%都由總召負責做完,完成一個完美的活動,真的一切都沒問題了嗎?

試想未來,若維持著單幹的特質到你即將卸任或畢業時,你一定是個能力超群的人,但是你身邊的學弟妹、同儕,有學習到如何辦活動,如何經營社團嗎?答案是沒有,甚至於那些know-how都保有在你身上而已,因為學弟妹們沒有機會在辦活動的過程中犯錯、吵架和找到解決的方法,最後這個社團在你畢業後那些know-how隨著你畢業也跟著離開,那社團經營與辦活動的方式就產生嚴重斷層,若沒有有心的人把這些空白填回來,活動只會越來越無聊,幹部的向心力會越來越低,最後這個社團便結束了。

單幹王的最終,如同蝴蝶效應一般,連續的傳承中斷,導致一個社團的終結。

因此擔任總召,雖然只是一次的活動,但也要把自己當成領導,你負責共識出大家對活動的大方向,但籌備活動的細節要發包出去,「把適合的人放到適合的位子上」我相信這句話你一定聽過,除了信任夥伴,將任務發包出去外,讓夥伴有犯錯與成長空間,才能幫助夥伴與你在一次又一次的錯誤中一起成長。

一個人可以走得很快,但一群人剛開始走得很慢,但到後面可以走得又快又遠!

請記得你是總召,但你絕對不是一個人,你身後有很多可以與你共患難的夥伴,你是領導,但也是一個會犯錯的人,隨時與你的夥伴一同討論,接納大家不同的想法,你負責接納大家並做出最終決定,一個活動的成敗,絕對是當你們自己都很喜歡這個活動時,才有機會吸引更多的人一同共襄盛舉。

換為思考,若你是底下幹部,什麼樣的領導人,會是令你願意赴湯蹈火、在所不辭的人?是什麼樣的特質會讓你這麼做?這樣的特質,便是身為總召的你該去擁有的。(我的話…吸引我的異性,便可以赴湯蹈火,在所不辭😂)或許有以下幾個特質可以讓你參考:摘自『僕人-修道院的領導啟示錄』

  • 誠信
  • 以身作則
  • 體貼
  • 說到做到
  • 善於傾聽
  • 有責任感
  • 尊重別人
  • 不吝具體的鼓勵
  • 樂觀、熱忱
  • 感恩

最後,莫忘初衷,每當你身處迷茫之時,回首當初答應幹部與總召的原因,繼續走下去吧!但若偏離你當初進來的初衷…是否有其他條道路可以選擇呢?

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