Getting Things Done,GTD 這樣搞定就沒事-閱後心得

by 龍冥
這樣搞定就沒事

先放一下博客來的的翻譯書連結「搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟」,但是這本的翻譯在博客來下面的評論,被許多人負評,所以我是看另外一本的「大師輕鬆讀 這樣搞定就沒事第806期 (電子雜誌)」,這本書我個人覺得翻譯得不錯,而且也幫我把GTD系統的幾個重要面向給節錄出來,節省我吸收的時間,還會附上節錄的原文片段。

另外在給上這本原文書的連結吧「Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

其實GTD在Google搜尋裡相信一定會看到一堆數不盡的推薦文章,這篇我主要會以一個學生的角度來看我自己對於這套系統的看法,第一部分不免俗的還是會稍微介紹一下這個事情規劃系統,第二部分已我學生碩一的角度主觀看待及使用這套系統後的想法。

筆者內心OS:因為書上都說他是搞定系統,但每次都會再想搞定到底是什麼,聽起來很奇怪,所以以下我都用GTD系統,來稱呼Getting Things Done這個系統,以下正文開始😊


GTD系統:期望改善目標

你是否有經驗,當你在準備明天要繳交出來的報告或要考的重要考試,坐到書桌前,理想的情況是屁股黏到椅子上,人就彷彿像是孔子上身,念書、準備考試超級專心,效率超高,但現實是當你坐到書桌前,翻開書本,開始認真做事時,腦海中就會不時冒出其他想要或需要做的事情,這時你會怎麼辦?是放下手邊在做的事情,還是就忽略腦海中的這些想法?但當這些想法不斷冒出時,便會導致你無法認真的專注在眼前的事務上。

GTD系統的目標,就是試圖讓人們不會因為冒出來的這些念頭,再次干擾到自己,使人可以更專注在每件事物上,減少心理的負擔壓力。

GTD系統:水平面向

透過以下幾點,做到水平面向的管理:

  1. 掌握:收集在任何時刻時想到的點子,可以記錄在紙上、手機或電腦,任何你方便記錄下的東西。
  2. 釐清:定期將掌握階段收集到的點子,全部一次性的詢問自己以下三個是非題:
    1. 這件事情可執行嗎?
    2. 這是一次性任務嗎?
    3. 這件事可在2分鐘內完成嗎?
  3. 整理:藉由在釐清階段問自己的這三個問題,去歸納整理這些任務該分類的地方:
    • 暫存資料夾
    • 參考資料夾
    • 專案資料夾
    • 委託他人資料夾
    • 隨時都可做的清單
    • 垃圾桶
  4. 省思:每隔一周或一個月的時間,重新省視自己在之前的任務規劃,是否有那些可以調整的地方?
  5. 搞定它:當這些事情已經分類完了,便要開始實際一步一腳印地將其完成,並專注與享受在其中。

GTD系統:垂直面向

水平面向是將我們所想到的任務事情,思考及歸類,最終安排進適當的時間去執行與完成,但有有些任務不是一次做就會完成的,像是準備升學考、公司專案或論文等事務,這些事情不可能執行一次就完成,便會變成重複性任務,若是有這些任務時,便可以嘗試用垂直面向去思考,書中提到以下幾點:

  1. 定義:
    1. 為甚麼這個事情重要?
    2. 當完成這件事情時,我希望能遵守哪些標準和價值?
  2. 想像成功:拋開一切的理性和考量,去無限的想像自己若完成這件事情後,會有什麼樣好的收穫?
  3. 思考→腦力激盪
  4. 整理→收斂
  5. 行動

透過這一系列的方式,可以說是專案管理,去重新規畫以及想像專案的細節,因為「深入」想像的關係,因此也被稱為垂直的關係吧,但我在這一塊方面尚有許多不足之處,因此也很還在摸索這塊地細節。

筆者個人觀後心得&實際兩周的使用感受

在第一次開始接觸這本書後,我便花了將近兩小時的時間在Notion軟體上,試圖設計與架構出書中的系統,但當開始一步步開始架構後,才發現許多在觀看時沒有注意到的細節,因為作者當初撰寫時,是以最符合他自己的需求所建構出來的系統,但不一定符合我這碩一小小的學生,因此我開始砍掉在整理階段時的分類資料夾。

在建構時期,我也去網路上大量爬文有關GTD系統的做法,像是電腦玩物的這篇文章,但漸漸的我也發現若是用Notion作為日曆的話,會超級不方便隨時開啟行事曆,因此我打破原本想要都只用Notion就建構完整的GTD系統,而是用Google keep作為掌握階段收集點子,Notion作為釐清和整理階段的方式,但最終整理好的事情,我會直接手寫在紙本行事曆,因為Google keep可以在各個裝置上容易開啟,特別是在手機上可以快速開啟,而選用Notion是可以方便我自己在做一些專案管理上,更容易可以連結到其他筆記或是專案上,最終寫在紙本行事曆上,可以增加自己對於這件事情的印象。

實際使用這套系統兩周後的今天,除了還在慢慢習慣這套管理事情的方法外,我也漸漸的不再因許多事情一直干擾著自己,而感到那麼的焦慮和煩躁,但也讓我意識到,市面上不論是任何說如何管理時間或事情的書,其實最核心的一件事情是:「必須要要動機,搭配上持之以恆的不斷修改,最終才有最適合自己的管理系統」,對,我這裡是使用最適合的,我個人覺得沒有最棒的系統,因為若對於每個人來說都最棒的系統,那根本就不可能,每個人身處的職位、人生階段都不同,會需要的事情管理系統跟細節都不一樣,因此要不斷的調整再調整才有可能變成對自己來說最棒的系統!

以上是我對於這本書閱後心得,若有任何想法,也歡迎在下面留言區與我理性討論^_~,最後附上我覺得講GTD系統很棒的影片。

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