通常一個社團活動的企劃書,最主要的功能是給予活動籌備團隊,能對活動有一個全盤的認知,除了活動的流程外,也能理解這個活動的目標、核心理念等,另外若有需要申請經費、募資等,也通常會透過活動企劃書拿去學校做申請,我列出以下我認為在撰寫活動企劃書上,可以注意的點:
- 可以參考之前的企劃書做修改,或是google也會有類似的教學
- 我會想像自己已經走完活動全程,預想自己會走過哪些流程,在規劃整個活動流程與籌備細項
- 如果在室外的場地活動,別忘了雨天備案
- 如需借場地、器材或是學校資源的部份,務必在企劃書寫入借了哪些東西與場地,借的窗口與負責人
- 一般企畫書會有的大鋼:活動日期、活動地點、活動主旨、主辦單位、承辦單位、指導單位、活動執祕、活動對象、活動內容、活動流程、各組工作執掌、懇請支援事項、雨天備案。如為競賽活動,另應增加:報名方式、時間、費用、獎金獎品、比賽規則、評分標準及報名表等。另依不同的活動性質,可自行增減大綱項目
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通常辦活動鐵定是需要錢的(不然你叫學生自掏腰包啊ಥ_ಥ),但如果向學校或是不同的單位申請款項時,除了基本的活動企劃書外,就一定會有活動預算表的部分,在撰寫上,我列出了以下幾點需要注意的重點,當然總召列完活動預算後,要向有經驗的社長、總務或上屆的幹部討論,再提給學校或申請款項的單位,一定要弄好預算表,萬一沒弄好,不管籌備的在怎麼完善,沒有錢就一切GG了(╯‵□′)╯︵┻━┻
- 根據不同的單位、學校會有不一樣的預算表格,或是不需要預算表。
- 可以參考之前的預算表做修改。
- 收支一定要平衡。
- 活動預算的掌控,也是執祕要特別注意的地方(你不可能是富豪刑事裡面的主角,擁有無限預算😁)
- 預算要確實依照活動所需列出支出項目,支出項目要清楚明白,包含項目名稱、單價、數量等。
- 預算的收入方面一般來源有學校、學生會或系上,甚至找校外的廠商贊助。
- 通常在每個學期末,社長會編列下個學期的所有活動預算,所以每個活動的補助,像是是否有學生會、學校或是系上補助金的問題,請務必向社長詢問與溝通。
- 預算表,顧名思義是在做預期的活動經費計算,所以不用太緊張:一定要完全照活動的需要而寫、或者寫了就一定要照這樣辦活動。
- 但能因隨便撰寫想說交差了事應付上級就好。一個活動的預算表如果沒有寫好,可能會造成之後活動經費不足,小則導致活動失敗,大則你或大家要背負債務,甚至用社團的名義背負債務。我曾經遇到過類似的事情,特別是大型活動,像是校園演唱會、兩三天營隊這種,金額都較大,要好好注意收支平衡。
- 只要向任何一個單位請錢,有需要的統編、抬頭那些一定要正確,不然會沒辦法報帳請錢。
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