通常一個活動中,不會只有總召在做事(若變成這樣,請觀察自己是不是哪裡需要調整),我自己的經驗來看,大部分的活動中都會有以下這些功能組,但也有可能會因活動類型不一樣,而有所調整,因此這不是聖經或準則,只是給你作參考用。
- 總召/執秘(場控):統籌所有事物的人,通常也是場控(不是單幹王啊😭),在活動中就是大腦與心臟,指揮整個組織做事
- 美宣、宣傳:傳統海報的設計、宣傳文案的設計
- 網路社群經營人(小編):FB、IG、官網負責PO文,經營社群,建立與社員、新生的線上互動與連結
- 課務組:負責當主持人、設計活動
- 現場機動組:負責在活動現場中,看到哪裡缺人,就去那裡幫忙(通常是有經驗的卸任幹部做)
- 餐點準備的生活組:負責處理伙食
- 資訊設備組:負責處理現場所有電器音控相關的東西,像是大金剛、混音台、燈光、電腦。
- 紀錄:負責拍照、文字紀錄,活動後產出回顧照片、影片帶,透過回顧照片與影片在做一次社群行銷與拉攏成員向心力
既然有這麼多籌備組別,就不可能會一個人單幹,又不是超人…
一定要找到能信任的幹部一起分擔!
為什麼要參加社團?
在這裡我僅分享我自己在大學社團中的經驗和收穫,不代表每個人進入社團都一定可以收穫道或是遇到一樣的事情?我自己當初會參加社團,有以下這些原因
- 拓展人際關係
- 溝通
- 交男女朋友
- 團隊合作的能力
- 增強軟實力
- 時間管理
大學社團就像是小型的企業組織,有領導者、幹部們、社員等人員,也會遇到許多各式各樣的人,在社團就像是提前進入一個小型的企業組織。
我在社團時期曾經擔任過副社長的職位,因為我剛好參加一個小型社團,在這過程中我感受到凡是需要事必躬親,需要跨部門的學習,大到要掌握社團的活動方向,小到路上發傳單上,都時常是我需要去執行的事情,雖然我在擔任副社長的過程中,花出了比大多數社團幹部們更多的心力,也花費了更多的時間,甚至也因為社團,在那期間的課業,往往都是低空飛過,甚至有一科必修就這樣不小心被當了(好孩子請勿學習)
但是從這忙碌的過程中,也讓我學會到許多不是教科書上會教導的事情,像是時間管理、人與人之間的溝通,以及因為在這過程中遇到一位堪比「不定時核彈」的幹部,透過他也讓我在未來大學許多合作的報告中,都不覺得自己有遇到過「豬隊友」,除了是因為自己會注意找的夥伴外,也是因為我更知道怎麼包容有不同想法或態度的人,也是因為在社團中遇到過很可怕的人,所以慢慢的學會了包容以及處理這種事情的方式,讓自己不會因為這種人而生氣。
時間管理
在時間管理上,因為社團才開始讓我有寫行事曆的習慣,在擔任副社長時期,每天都會有許多忙不完的行政事項,很多時候若不寫下行事曆,那便會發生把活動重疊的悲劇發生,即便有寫行事曆,在最忙的時候,也會不小心安排到重疊時間的事情,在經歷過副社長後,我開始會把事情寫在行事曆中,並且規劃自己的時間。
增強軟實力-主持活動
因為我有幸當上了副社長,時常會需要主持會議、主持活動,增加了我許多上台的機會,需要去面對二、三十位陌生的學生,站在台上去主持活動,透過一場又一場的活動主持,讓我增加了許多膽識,比起大學以前,我更敢於站在台上去發表我的想法,並且去帶嗨氣氛,這些都是因為我有參加社團才開始培養的能力。
拓展人際關係
在擔任副社長時期,我需要參與許多場活動、會議,以及需要跟許多學校老師溝通交流,比起一般的大學生,我認識更多的老師、學生,甚至我在擔任副社長時期的時候,走在校園裡面偶爾都會被只見過一兩次面的同儕認出來(雖然我很常會忘記對方是誰…QQ),但也正因為如此,當我在大學期間需要解決問題時,我往往都比同儕更知道要去找誰詢問,以及要怎麼去找到資源,這是我在擔任副社長時期,拓展了許多人脈的關係。
交男女朋友
你別騙我說你不需要找男女朋友,除非你已經有了(去死!叛徒XD),在大學時期不只是男生,也有許多女生其實也是渴望愛情的,但很多時候根本沒有跨出同溫層,去認識其他異性,和談有交往的機會,許多社團都是認識異性的好管道,畢竟我在社團圈中,看到出了超多對情侶的,雖然大部分的可能都沒有辦法開花結果,但說不定你就是那一個幸運的人,可以找到合適的另一伴。
溝通
在副社長時期,我學到了許多溝通的技巧,像是如果想要對方的回覆時,我一定都會在訊息的最後一段加上「若有已讀到我訊息,請務必回覆此訊息。」也因為經歷過社團,我在大學的許多團隊合作中,都比其他同儕更知道如何有效的溝通,讓雙方彼此知道想法,不會因為資訊不對等或是誤會而吵架。
我列出了幾個在設計活動與籌備流程規劃的幾個要注意的事情,若是你的上一屆沒有好好的傳承給你這些資訊…,就會要從0摸索(唉…),希望能幫助到你,給你一點想法參考🤨
- 了解此活動的意義,活動目標對象是新生、聯誼、樂趣、凝聚向心力、送畢業生…。
- 參考以前的活動資料、社團檔本、問google大神,問上次或上上次的總召,甚至去找社團通訊錄,可以問當年辦活動很成功的學長姐。
透過與前輩的詢問,了解他們當年如何看待這個活動的目標、規劃,以及達到最終的成效,這過程中有哪些要注意的點或know-how
- 前輩沒有義務主動教你,要勇於發問和學習,絕對可以讓還是小白的我們在辦活動上,少走很多彎路。
- 當做完前兩點後,開始思考活動的方式,想像自己從活動籌備一路到檢討會,有哪些事情要籌備?需要哪些人?需要幾次會議?會議討論什麼事?
在這個階段我會再加入一個考量點,有多少人力(不是單指幹部,而是包含社員的學弟妹、實習幹部之類的人,若有要廣招其他學生當活動工人,也要算在內),還有一個重點是,你想的那個人,他有多少心力可以與你一起辦活動,他是不是快被1/2了?還是有女朋友要陪?(單身狗的我在哭泣😂)。
我會信奉一個準則,「有多少人做多少事,有多少人決定辦多大的活動」,即便以前的傳統都辦很大,不代表到你手上還是要辦那麼大(以前有三十幾人一起辦,現在只有三四隻貓,活動還辦那麼大…,底下的活動幹部會殺了你,與你絕交)。
- 在腦海中想完後,擬定企劃書草稿,拿給上次總召、上上次總召、社長或核心的活動幹部們討論,討論有幾個重點。
- 你所想的活動,是否有那麼多人可以辦?沒有,要如何縮小?
- 溝通、溝通再溝通,先把核心的活動幹部的想法都統整、接納,並考慮要不要加入,要與不要的理由,都要好好的讓對方知道,這才是溝通,不然到後面大家一定都會吵架。
- 收集大家的想法後,撰寫企畫書、預算表、活動申請單或場地申請文件等,經過社長或幹部確認後,在請他們送給學校(註:每間學校與每一屆社團自治辦法都不一樣,要在與社長確認一下)。
- 一定要知道有多長的籌備時間,前中後期要把籌備重點放在什麼地方,活動有哪些要準備的事情,發包給誰?誰是該組負責聯絡的窗口?
- 開會時間在撰寫企畫書時就要放入,在第一次開會時,就可以告訴大家大約在哪些日期要開,要求大家把這些時間空下,避免後面一大堆理由推託,但也要說明每次會議的主題、重點,可能會討論的事項。最少要每次會議結束後,討論出下一次會議的時間,也可以善用網路資源,開線上會議,以減少大家交通時間的成本,更容易讓大家都可以到齊開會。
歡迎你在下面留言與我討論,或是你有什麼經營社團好的想法,也可以丟出來與我分享喔,若你覺得很有共鳴,請丟給你覺得有需要的朋友,讓他也讀讀這篇文章🤣
每周三、五晚上,總有一群熱心的夥伴們,會固定上線陪伴孩子們,這些孩子大部分在社會上是相對弱勢的,可能是家境弱勢、學習弱勢或語言表達上的弱勢等,正是因為如此,在課後才會需要有人去「長期」陪伴,以彌補在成長過程中,所缺乏的關係支撐。
因疫情開始,剛開始是被迫轉往線上陪伴,但到後來透過網路,我們打破了距離的隔閡,可以以學期為單位,使我們能「長期」的陪伴這些孩子們。
在我中隊底下的大學伴,每個都非常的用心在陪伴著孩子們,其中一組大學伴讓我印象深刻,最初我花了許多時間在觀察那間教室,因為她的三位小學伴都不願意開鏡頭與麥克風,整整一個半小時,完全都只用文字回應大學伴,而且因為對鍵盤打字不熟悉,造成回應的速度也非常慢,使我相當擔心這位大學伴是否會因挫折而感到教不下去,又或是小學伴覺得太無聊,就相繼退出伴學計畫。
在團督與多次伴學結束後,我都與這位大學伴不斷的溝通,曾詢問他是否會因為小學伴都不回應,造成他教學上的打擊,大學伴回答說:他其實還蠻能自問自答一個半小時,都不會覺得很乾。這是我感到相當敬佩,也在這一學期中,大學伴也開始嘗試加入了線上的小遊戲等其他不同的教學技巧,誘導小學伴們開鏡頭或麥克風,多與大學伴作互動,在接近學期尾聲時,他的小學伴偶爾會開鏡頭與大學伴互動,打字回應的頻率也明顯變高,令我相當欽佩大學伴在教學上的可塑性,雖然不是教育相關科系的學生,卻願意為了小學伴不斷改進自己的教學,以讓小學伴有更好的學習成效。
在我做給中隊的圓緣帶中,最後提到了,我相信當這些孩子們長大後,或許不會記得曾經有你這個人在他生命的這個片刻教過他,甚至忘記了你的名字與長相,但當孩子們陷入人生的迷惘之際,將記得曾經有你這個人,在課餘時間用身教給予他正向的指引,使他擁有勇氣面對當下的困境。
這也是我為什麼會願意不斷的陪伴這些孩子們的原因,即便物質上的回報不多,我相信這也是為什麼這些夥伴們會願意參與這個計劃的其中一項原因。
最後,謝謝第二中隊的每個大學伴與兩位諮詢老師,因為有你們,這個計畫才得以執行與圓滿,謝謝你們,每週三五晚上都空下時間陪伴孩子們!
啊啊啊啊,如果你看完上面的文章,有想要參與線上辦學的話,歡迎上他們的官網,裡面有報名資訊與簡章,目前第四期的暑期伴學正在招募大學伴中,如果你有興趣的話,要在6/20(一)前報名喔,錯過的話,可以持續在關注官網,每期的報名資訊都會在上面PO出。
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